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¿Y si automatizara la forma de pedir las vacaciones?

Contexto

Aunque cada vez es más común oír hablar de automatización de procesos en el ámbito laboral, lo cierto es que en el día a día de las empresas aún queda mucho por trabajar.

De hecho, cuando comienzas a hablar de la incorporación de este tipo de prácticas, sueles recibir miradas del tipo “te escucho por respeto, pero me aburres”, “no me interesa lo que me cuentas, aquí ya se hacen las cosas bien” o “cállate ya, vas a poner en peligro mi puesto de trabajo”.

Sin embargo, los tiros no van por ahí.

Automatizar procesos es simplificar trabajos que los humanos hemos convertido en difíciles, por no tener las herramientas adecuadas, los conocimientos, recursos económicos o por falta de tiempo.

No se trata de quitar el trabajo a una persona: se trata de analizar los procesos que realiza en su día a día, estudiar los que son susceptibles de ser automatizados, y entrenar a la persona para que realice labores que sí aporten valor a la organización. De nada nos sirve pagar altos sueldos a personas que tenemos infrautilizadas dentro de nuestra empresa, si pasan su tiempo realizando tareas repetitivas. Lo opuesto (sueldo mínimo con alta utilización de competencias TOP) tampoco beneficia a nuestra empresa, pero ese es otro tema.

El problema

El problema (que muchas veces no sabemos que tenemos) es que no estamos aprovechando al máximo nuestro mayor activo, el humano, y creamos protocolos que entorpecen su trabajo efectivo.

Nuestra labor debería ser la de facilitarles su día a día, potenciar su desempeño y darles las mejores herramientas para que nuestro negocio facture cada día más. Todo ello registrado y analizado con herramientas de inteligencia de negocio para que bases la toma de decisiones en lo que realmente dicen los datos de tu empresa.

Un ejemplo real

Echemos un vistazo a este ejemplo real para hacernos una idea más cercana. Para ello veremos cómo se realiza una tarea muy simple y común dentro de una organización: solicitar unos días de vacaciones.

Lo veremos desde dos prismas distintos:

– El procedimiento actual (semi-analógico)

– El procedimiento automatizado

Procedimiento actual

El procedimiento actual es el siguiente:

  1. Preparación manual, cada año, de una hoja de Excel con el calendario laboral.
  2. Descargar hoja Excel de vacaciones del año en curso, desde el gestor de documentos de la empresa.
  3. Seleccionar días de vacaciones en el Excel.
  4. Imprimir hoja de Excel.
  5. Firma del trabajador/a.
  6. Firma del superior directo.
  7. Se entrega el documento físico a recursos humanos.
  8. Firma del/ de la gerente.
  9. Escaneo de documento firmado por parte del trabajador/a.
  10. Crear solicitud en sistema de fichajes.
  11. Subida de documento firmado al portal de fichajes.
  12. Envío de correo a persona que registra días de vacaciones para anotarlo en otro Excel.
  13. El programa BI actualiza los datos reflejados en este último fichero de Excel.
  14. El trabajador/a registra sus vacaciones en su calendario personal.
  15. El trabajador/a activa el “Fuera de oficina” en su cliente de correo electrónico.

Características del procedimiento actual:

  • Se pierde tiempo haciendo que cada año una persona realice la plantilla de selección de vacaciones en formato Excel.
  • Duplicidad de acciones.
  • Se obliga al trabajador a estar pendiente de acciones de otras personas. Esto se traduce en interrupción de su actvidad cotidiana en acciones innecesarias.
  • Se involucra a personal innecesario en una tarea extremadamente simple. Su coste/hora aumenta ya que pierde parte de su valioso tiempo.
  • La información generada no tiene trazabilidad útil. De todo el tiempo empleado, de lo único que se tendrá constancia en el informe BI final es del periodo seleccionado, perdiéndose los datos intermedios.
  • Impresiones en papel innecesarias.
  • Necesidad de actuación de hasta 5 personas para un proceso extremadamente simple (trabajador/a, superior directo, persona de RRHH, gerente y responsable de registrar vacaciones en Excel), lo que conlleva que el proceso tome más tiempo del habitual en finalizar.
  • Resulta complejo para el trabajador/a recordar todo el proceso.
Observa, automatiza, crece. El tiempo es clave para los negocios
Reducir el tiempo en los procesos es clave para maximizar los beneficios de un negocio.

Procedimiento automatizado

Ahora veamos el flujo de acciones en el mismo proceso, pero automatizado:

1. Desde un formulario web, el trabajador/a selecciona el/los periodo/s de vacaciones. Pulsa enviar (esto es todo lo que tiene que hacer el trabajador/a).

2. Llega un correo a su superior directo, y éste pulsa el botón aceptar o denegar.

3. Llega un correo al gerente, y éste pulsa el botón aceptar o denegar.

4. De forma automática:

  • Se almacena en un fichero (en Excel, en base de datos o en el soporte que se decida) la información de la solicitud.
  • Se almacena en la base de datos del sistema de fichajes.
  • En la solicitud que llega al supervisor/a, le muestra también las vacaciones del resto de trabajadores/as del departamento para que vea como encajan.
  • En la solicitud que llega al gerente, le muestra también las vacaciones del resto de trabajadores/as del departamento para que vea como encajan, y un cálculo día a día del periodo seleccionado de las personas de vacaciones con respecto a las que siguen presentes.
  • Se registran los eventos aprobados en el calendario del trabajador/a.
  • Se activa el “Fuera de oficina” del trabajador/a.
  • Le llega una notificación al trabajador con el resultado de su petición.
  • Se visualiza en tiempo real toda la información en el programa de informes Bi.

Características del proceso automatizado:

  • Cada persona que interviene en el proceso (3: trabajador/a, supervisor/a y gerente), actúa sólo una vez. Y cuando lo hace dispone de toda la información necesaria para tomar la decisión y finalizar su parte simplemente pulsando un botón.
  • Trazabilidad perfecta.
  • Sin acciones duplicadas.
  • Sin impresiones innecesarias.
  • Proceso fácil de recordar para el trabajador/a
  • Mayor rentabilidad de la empresa ya que está aprovechando más el tiempo que dedican sus empleados en tareas que sí repercuten positivamente en su facturación.

Conclusión

Con la automatización realizada ganas minutos de trabajo efectivo de tu empleado, con cada petición, cada vez que lo realizan, por cada empleado/a de tu plantilla, de cada año. Son horas de trabajo que estás perdiendo.

Es dinero que sale y no entra.

Y eso sólo con una solicitud de vacaciones. Imagina cómo podrías incrementar la facturación de tu empresa simplemente haciendo una auditoría de procesos automatizables.

Es para pensárselo.

Si quieres enviarnos cualquier consulta, sugerencia o idea, no dudes en escribirnos. Estaremos encantados de escucharte.

¿Y si automatizara la forma de pedir las vacaciones?

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